中國(guó)建設(shè)部發(fā)出關(guān)于印發(fā)《城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法》的通知稱，為加強(qiáng)城鎮(zhèn)廉租住房制度建設(shè)，規(guī)范城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理，建設(shè)部制定了《城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法》。該管理辦法全文如下：

城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法

第一條 為了加強(qiáng)和規(guī)范城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理，確保其完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城鎮(zhèn)最低收入家庭廉租住房管理辦法》、《城鎮(zhèn)最低收入家庭廉租住房申請(qǐng)、審核及退出管理辦法》，結(jié)合城鎮(zhèn)廉租住房管理的實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 廉租住房檔案是廉租住房管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施住房保障過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子兩種檔案。

第三條 廉租住房檔案真實(shí)記錄廉租住房政策落實(shí)情況，反映廉租住房保障家庭狀況，是城鎮(zhèn)廉租住房管理工作的基礎(chǔ)。

第四條 廉租住房檔案管理按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，紙質(zhì)檔案中的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等分別按有關(guān)規(guī)定管理，電子文件的整理歸檔執(zhí)行《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002)要求。

第五條 各省、自治區(qū)建設(shè)廳，直轄市建委(房地局)負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)內(nèi)的廉租住房檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各市、縣(區(qū))房地產(chǎn)管理部門具體負(fù)責(zé)本地區(qū)內(nèi)廉租住房檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。

第六條 配備適應(yīng)工作需要的專(兼)職廉租住房檔案管理工作人員，其職責(zé)是：

(一)執(zhí)行城鎮(zhèn)廉租住房管理的政策法規(guī)及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范。

(二)對(duì)實(shí)施廉租住房保障過程中形成的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀等，確保檔案的完整、安全。

(三)維護(hù)檔案信息，提供檔案利用。

第七條 廉租住房檔案管理工作與城鎮(zhèn)廉租住房管理工作實(shí)行同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收。

第八條 廉租住房檔案應(yīng)一戶一檔，包括申請(qǐng)、審核、實(shí)施保障及年度復(fù)核等有關(guān)材料。

(一)申請(qǐng)材料。包括廉租住房申請(qǐng)書，申請(qǐng)人身份證、戶口簿、家庭收入證明、家庭住房情況證明及其他相關(guān)證明。

(二)審核材料。包括廉租住房審核表，工作人員入戶核查記錄，公示內(nèi)容及反饋記錄，群眾舉報(bào)、來訪記錄等。

(三)實(shí)施保障材料。包括廉租住房保障家庭登記通知單，實(shí)物配租入住通知書，租金補(bǔ)貼發(fā)放通知書，租金補(bǔ)貼變更、停發(fā)通知書，房屋租賃合同，廉租住房租金補(bǔ)貼合同或?qū)嵨锱渥夂贤庾》勘Ｕ霞彝ソK止保障通知書等。

(四)復(fù)核材料。根據(jù)年度復(fù)核結(jié)果對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行調(diào)整變更，包括家庭收入、住房狀況變更記錄和年度復(fù)核記錄等。

第九條 建立廉租住房管理檔案。管理檔案包括申請(qǐng)家庭名單清冊(cè)(臺(tái)帳)，租賃住房補(bǔ)貼資金發(fā)放名單清冊(cè)(臺(tái)賬)，銀行對(duì)帳單，廉租住房保障家庭統(tǒng)計(jì)月(季)報(bào)表，實(shí)物配租家庭租金收繳情況及廉租住房管理工作文件、表、圖、冊(cè)等相關(guān)資料。

第十條 用于實(shí)物配租的廉租住房建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)保留項(xiàng)目前期各項(xiàng)審批手續(xù)及相關(guān)圖紙資料，賬目及資金使用情況，項(xiàng)目招投標(biāo)合同、協(xié)議，項(xiàng)目竣工及后期管理等相關(guān)材料。通過收購(gòu)方式籌集的廉租住房，應(yīng)保留收購(gòu)協(xié)議等相關(guān)材料。

第十一條 要運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段對(duì)廉租住房數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并建立相應(yīng)的電子檔案。根據(jù)申請(qǐng)、審核、登記、年度復(fù)核、終止退出等有關(guān)情況，及時(shí)更新廉租住房管理系統(tǒng)的有關(guān)數(shù)據(jù)。

第十二條 保障對(duì)象檔案應(yīng)以戶為單位進(jìn)行整理，按實(shí)施廉租住房保障過程中材料形成的先后或重要程度順序排列歸檔。

第十三條 廉租住房檔案由各地廉租住房管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管，在廉租住房保障家庭停止享受住房保障一定時(shí)限后，及時(shí)移交本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理，電子檔案同時(shí)移交。

第十四條 健全廉租住房檔案檢索體系，做好檔案的收進(jìn)、保管、利用、移出等情況的詳細(xì)記錄。

第十五條 對(duì)保管期滿的廉租住房檔案，應(yīng)由廉租住房管理工作人員、檔案管理工作人員按規(guī)定程序予以銷毀。

第十六條 檔案保管部門要根據(jù)廉租住房檔案的數(shù)量配備相應(yīng)的庫房和檔案柜等設(shè)施，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

為電子檔案的保管配備專用的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，定期備份。通過網(wǎng)絡(luò)管理的，還須做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整、安全。

第十七條 對(duì)違反本辦法規(guī)定，造成廉租住房檔案丟失、損毀等不良后果的，按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定處理。

第十八條 各地可根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況制定具體實(shí)施辦法。

第十九條 本辦法自二○○六年十月一日起施行。